Webinar – co to jest? Jak zorganizować webinarium?

Spis treści

Czytasz teraz:

Webinar – co to jest? Jak zorganizować webinarium?

• Webinar – co to jest? Definicja
• Webinarium – dla kogo? Komu i kiedy się opłaca?
  • Kiedy opłaca się uwzględnić w swojej komunikacji webinary i w jakim celu?
  • Co daje webinarium?
• Aspekty techniczne – ile powinien trwać webinar?
  • Ile trwa webinar?
• Jak często warto organizować webinary?
  • Ile osób może uczestniczyć w webinarium?
  • Webinar – czym się różni od wideokonferencji?
• Rodzaje webinarów – przykłady
• Jak przygotować skuteczny webinar – przepis krok po kroku
  • Przygotowanie do webinaru:
• Jak sprawdzić, czy Twój webinar był efektywny? Przydatne mierniki sukcesu
  • Webinar w internecie- Pro Tip!
• Podsumowanie – czy webinary się opłacają?

Zamknij

Cisza na planie, kamera, akcja! Webinar czas zacząć! Przedstawiamy praktyczne wskazówki, jak się do niego przygotować i z jakich narzędzi skorzystać, by zwiększyć zaangażowanie słuchaczy. Zgodnie z raportem livewebinar ponad 85% ankietowanych firm planuje organizację webinarium w 2022. A jakie są Twoje plany? Wiedz, że seminarium internetowe, realizowane w czasie rzeczywistym, to świetna forma inbound marketingu, którą warto uwzględnić w swojej strategii. Grono chętnych na webinarową przygodę powiększa się z roku na rok. W ostatnich latach, po “maseczkowej rewolucji” i przejściu na system pracy zdalnej, zyskały one jeszcze większą rzeszę fanów. Wiele firm przeniosło stacjonarne spotkania – konferencje, szkolenia czy warsztaty – do świata online. Specjaliści marketingu, sprzedaży i innych dziedzin nie tylko chętnie je organizują, ale i sami w nich uczestniczą. W 2021 roku aż 74% ankietowanych osób deklarowało, że wzięło udział w webinarach. 

W Verseo również w ten sposób udostępniamy naszą wiedzę marketingową w ramach Akademii. Ponad 20 webinarów o SEO, Google Ads i reklamie na Facebooku czeka na Ciebie – wskakuj!
Chętnie dzielimy się naszym know-how, dlatego zebraliśmy dla Ciebie konkretne wskazówki w postaci tego wpisu blogowego. Wyjaśniamy, czym jest webinar, jakie są jego rodzaje, a także jak najlepiej przygotować się do jego przeprowadzenia. Gotowi? Akcja!

Webinar – co to jest? Definicja

Webinar to rodzaj internetowego wykładu, spotkanie online, w którym prowadzący łączy się z uczestnikami webinaru poprzez transmisję wideo w czasie rzeczywistym z pomocą przeglądarki internetowej lub aplikacji (dzięki technologii webcast), czyli z wykorzystaniem wirtualnych narzędzi. Inaczej nazywany jest również webinarium. Nazwa ta pochodzi z języka angielskiego z połączenia dwóch słów “web”, czyli sieć i seminar – czyli seminarium. Webinar w czasie rzeczywistym może być prowadzony przez jednego lub kilku organizatorów. Z reguły uczestnicy wydarzenia muszą się wcześniej zarejestrować, by wziąć w nim udział. Kiedy organizatorzy są na wizji, zarejestrowane osoby dostają powiadomienie, że zaczęła się transmisja. W trakcie trwania webinaru w każdej chwili można z niego zrezygnować oraz ponownie dołączyć, gdy z niego wyjdziemy. 

Podczas webinarów organizatorzy najczęściej przedstawiają prezentacje multimedialne, wizualizacje, raporty czy przechodzą przez systemy lub narzędzia, by pokazać uczestnikom, jak wyglądają “od podszewki”. Powszechną praktyką stało się także końcowe Q&A, czyli możliwość zadawania pytań do prowadzącego, by poznać jego punkt widzenia, dobre praktyki czy skorzystać z konsultacji. By zwiększyć zaangażowanie uczestników webinarów, warto uciekać się także do wykorzystania ankiet, zastosować quizy i testy, nawiązujące do tematyki webinaru.

(Dalszą część artykułu znajdziesz pod formularzem)

Webinarium – dla kogo? Komu i kiedy się opłaca?

Webinary świetnie wzbogacają inne formy content marketingu w firmie. 

>> Psss… Skoro już o contencie mowa, zajrzyj do Poradnika Content Marketing – krok po kroku <<

To nienachalna forma kontaktu z odbiorcami, dzięki której możemy zdobyć ich zaufanie, poznać potrzeby czy dowiedzieć się więcej o ich preferencjach zakupowych. Webinary są często wykorzystywane na przykład przez:

• firmy usługowe, które w ten sposób mogą zaprezentować ekspercką wiedzę swoich specjalistów, 
• firmy oferujące narzędzia SAAS & CRM, korzystające z webinariów m.in. w celu prezentacji platformy czy przedstawienia przydatnych funkcji,
• marki sklepów (zarówno stacjonarnych jak i internetowych), nie tylko, by przedstawić najnowsze produkty, ale też edukować i wzmocnić swój wizerunek.

Powyższe przykłady odnoszą się do podmiotów, które najczęściej korzystają z mocy webinarów. Warto pamiętać, że ta forma zdalnej konferencji może poruszać bardzo różne kwestie, nie tylko skupiające się na samej sprzedaży. 

Kiedy opłaca się uwzględnić w swojej komunikacji webinary i w jakim celu?

• Aby wzmocnić nasz wizerunek eksperta,
• w celu komunikacji ważnych zmian, nowości czy ulepszeń,
• by odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania potencjalnych klientów i użytkowników,
• by pomóc klientom zrozumieć bardziej techniczne zagadnienie czy technologię, która stanowi szczególną wartość i przewagę konkurencyjną naszej firmy,
• w celu czysto edukacyjnym,
• by promować postawę firmy do zagadnień środowiskowych, politycznych, społecznych czy informować o podejmowanych działaniach CSR.

Co daje webinarium?

Wykorzystanie internetu do zorganizowania transmisji wideo (wykorzystując specjalne oprogramowanie lub Youtube) pozwala przeprowadzić spotkanie na żywo, praktycznie na całym świecie, w dowolnym miejscu! Jakie są tego plusy – dla Ciebie i osób uczestniczących w webinarze?

• Oszczędność pieniędzy – nie musisz wynajmować sali na szkolenie, czy spotkanie. Oprogramowanie jest zdecydowanie tańsze!
• Elastyczność i wygoda – miejsce prowadzenia webinaru jest praktycznie dowolne!
• Oszczędność czasu – na dojazd. Organizując spotkanie online, nie musisz nigdzie jeździć!
• Wchodzenie z interakcję z potencjalnymi klientami.
• Łatwość wykorzystania programów do wideokonferencji.
• Umacnianie swojej pozycji eksperta – po szkoleniu możesz udostępnić uczestnikom webinaru dostęp do materiałów do pobrania.
• Poszerzanie bazy klientów – dzięki odpowiedniemu zareklamowaniu swojej usługi podczas webinaru.

Aspekty techniczne – ile powinien trwać webinar?

Ustalając czas trwania naszego webinaru, warto kierować się dobrymi praktykami UX (User Experience). Chcemy przekazać naszym odbiorcom wartość – potrzebujemy więc odpowiednio dużo czasu, by nawiązać z nimi relację, przedstawić temat w ciekawy sposób, zachęcić do interakcji i odpowiedzieć na pytania. Nie możemy ich jednak zanudzić, spędzając zbyt dużo czasu na błahych kwestiach. Kierujmy się zawsze zasadą  “do brzegu”. 🙂 

Ile trwa webinar?

Z naszego doświadczenia wyróżniamy kilka typów webinarów w zależności od czasu ich trwania:

• Krótkie webinary trwające do 30 minut. Najczęściej w takich webinarach omawiamy ostatnie zmiany, update’y czy nowości. Krótko i na temat. Skupiamy się na jednej kwestii lub odpowiadamy na pytania słuchaczy. Taki typ wirtualnego wykładu spodoba się tym, którzy nie mają zbyt dużo czasu na “pozapracowe” sprawy, jednak chcą się doszkolić z konkretnych kwestii w swoim zawodzie. 

Przykłady w Akademii Verseo? 😎

• Webinar o tym, jak przygotować firmę na nadejście sezonu sprzedażowego? 15 praktycznych porad – tylko 37 minut!
• Webinar 6 elementów skutecznej kampania Google Ads w sieci wyszukiwania – ależ tu się postaraliśmy – maksimum wiedzy w niecałe 20 minut!
• Webinary średniej długości, około 45 minutowe – najbardziej optymalne.  Z doświadczenia wiemy, że w trakcie około 45 minut możemy łatwo utrzymać uwagę odbiorcy, przedstawić ważne kwestie oraz ciekawostki, jednocześnie nie zawłaszczając sobie zbyt dużo jego czasu. A jak wiemy, czas jest na wagę złota! 

Przykład w Akademii Verseo? A nawet trzy! 

• Webinarium na temat promowania produktów na Allegro – czyli Allegro Ads w pigułce! – tylko 43 minuty i 59 sekund. 😏
• Webinarium o tym, jak skutecznie wypromować usługi za pomocą Facebook Ads i SEO – posłuchaj naszych ekspertów przez dosłownie 39 minut.
• I na dokładkę trwający 45 minut webinar o tym, jak rozkręcić promocję sklepu internetowego z pomocą Google Ads?
• Dłuższe i bardzo długie webinary – trwające od około jednej do nawet półtorej godziny. Czasami nie mamy wyboru. Pojawia się tak dużo pytań, że wstępnie planowane 50 minut zamienia się w ponad godzinną zdalną konferencję. Planując strukturę prezentacji przed webinarem, warto stworzyć kluczowe punkty, które na pewno musimy omówić i w miarę możliwości się ich trzymać. Bywa, że pod wpływem emocji uciekamy się do dygresji.😊

To jeszcze dawka przykładów z Akademii Verseo

• Webinar: Twój Content ma znaczenie! Dobre praktyki pisania treści na stronie. – ten temat opanujesz w godzinkę i 9 minut!
• Twojej uwadze polecamy też webinar, jak wdrożyć Piksel Facebooka na stronę? – czas trwania tego praktycznego warsztatu to również godzina i 9 minut. Coś do tych 9 minut chyba mamy…

Jak często warto organizować webinary?

Dróg do sukcesu w częstotliwości organizowania webinarów jest wiele. Mamy w zanadrzu kilka dobrych i wypracowanych wskazówek:

• Dopasuj termin prowadzenia webinaru do sezonu i terminarza swojego potencjalnego klienta. Wiedząc, że w pewnym okresie wszyscy jesteśmy zajęci zupełnie innymi sprawami, na przykład w grudniu dopinamy ostatnie tematy, by wejść z czystą kartą w nowy rok, czy też w trakcie wakacji nasi najczęstszy słuchacze biorą urlopy i nie spędzają długich godzin przed komputerem – na siłę nie próbujmy zachęcić ich do wzięcia udziału w wydarzeniu. 
• Stwórz serię lub cykl – co miesiąc, co trzy, a może raz na tydzień? Dzięki temu Twoi odbiorcy będą wiedzieć, kiedy mogą spodziewać się kolejnych odsłon nagrania i wpisać termin wydarzenia do kalendarza. 

Ile osób może uczestniczyć w webinarium?

Większość narzędzi do prowadzenia webinarów, jak na przykład: Livewebinar, Clickmeeting, Livestorm (Sprawdź 10 najpopularniejszych narzędzi tutaj!) oferuje od 20 do 100 uczestników w wersji za darmo. Bardziej rozszerzone pakiety będą umożliwiały nam prowadzenie webinaru dla 1000 i więcej osób. Dobrze porównać programy również pod względem liczby osób prowadzących czy długości trwania nagrania. Jeśli szykujemy się na większą widownię (liczącą ponad 250 osób), warto zabezpieczyć się jednorazowo wyższym pakietem, by w razie potrzeby dla nikogo nie zabrakło wirtualnego miejsca ;).

Webinar – czym się różni od wideokonferencji?

Wideokonferencja to spotkanie osób, które wykorzystują możliwość prezentacji i zdalnego połączenia się kilku lub kilkunastu osób. W tym przypadku każda osoba uczestnicząca może stać się prowdzącym spotkanie i w każdej chwili zabrać głos “na wizji” lub też udostępnić swój ekran. Wideokonferencja umożliwia obustronną komunikację. Najczęściej takie transmisje online organizowane są wewnętrznie w teamach lub między zespołami w celu omówienia danych kwestii w firmie. Webinarami nazywamy warsztaty online, które prowadzone są dla osób z zewnątrz i umożliwiają prezentację tylko jednemu lub kilku osobom. Reszta osób pełni rolę słuchaczy.

Rodzaje webinarów – przykłady

Rosnące zainteresowanie webinarami sprawiło, że pojawiły się ich różne typy. W zależności od rodzaju transmisji, dostępu czy liczby prezentujących, wyróżniamy:

• Webinary evergreen inaczej on-demand. Charakteryzuje je bardzo konkretna agenda. Najczęściej są to szkolenia, nagrania demo czy krótkie filmiki “how to”. 

Plusy:

• można je obejrzeć w dowolnej chwili,
• trudniej się dezaktualizują,
• są pomocne w edukowaniu i zaznajamianiu klientów z naszymi usługami lub produktami.

Minusy:

• brak możliwości zadawania pytań przez uczestników,
• brak interakcji ze strony odbiorców – prowadzący mówi sam do siebie.
• Live. Czyli webinar prowadzony “na żywo”, dostępny dla każdego, kto akurat na niego natrafi w sieci. Bardzo często webinary w formie live transmitowane są w mediach społecznościowych lub na Youtube.

Plusy:

• szeroki zasięg – możemy dotrzeć do zainteresowanych tematem, którzy wcześniej nie znali naszej firmy,
• możemy transmitować na różnych kanałach.

Minusy:

• czas, w którym transmitujemy webinar, nie zawsze jest czasem wolnym dla osób, które byłyby nim zainteresowane (dlatego zawsze warto nagrać i udostępnić taki live na swojej stronie)
• nie wymaga rejestracji – z punktu widzenia odbiorcy to plus. Uzyskuje on wartościowy materiał bez konieczności podawania swoich danych. Dla twojej firmy to jednak minus. Płytkość relacji ze słuchaczami to brak możliwości przesunięcia ich w dół lejka sprzedażowego. 
• Webinary partnerskie. Czyli tworzone we współpracy dwóch lub nawet kilku firm. 

Plusy:

• większy zasięg – możemy skorzystać z bazy odbiorców danej firmy i zrobić partnerską wymianę.😊
• przedstawiamy obiektywny punkt widzenia, dzięki czemu omawiamy dane zagadnienie w ciekawszy i mniej powtarzalny sposób.

Minusy:

• koordynacja – zdecydowanie trudniej znaleźć termin pasujący wszystkim prowadzącym i do tego jeszcze połączyć ich systemy webinarowe.
• możliwość częstego uciekania się do dygresji, przez co rozmowa między prowadzącymi może zbytnio się przedłużać. Zdecydowanie trudniej trzymać się w tym przypadku wyznaczonych ram i agendy. 

Jak przygotować skuteczny webinar – przepis krok po kroku

Przygotowaniu do webinaru można poświęcić osobny wpis blogowy. W tym artykule podajemy szybki przepis na zaplanowanie i organizację wydarzenia. Gotowi? Oto i on!

Przygotowanie do webinaru:

1. Kontakty – sprawdź czy miejsce, z którego zamierzasz przeprowadzić webinar, pozwoli Ci podpiąć wszystkie potrzebne kabelki (zasilacz do komputera, internet, mikrofon i może coś jeszcze?).
2. Oświetlenie – prowadzisz webinar popołudniami? Być może o tej porze nie wystarczy Ci już wpadające światło dzienne. Sprawdź, czy oświetlenie wewnętrzne nie będzie przeszkadzało odbiorcom i przypadkowo odbijało się w monitorze, zniekształcając obraz lub zamazując ważną prezentację. 
3. Dźwięk – przeprowadź testy, połącz inne urządzenia, zrób próbę generalną. Nie ma nic gorszego niż błędy techniczne na wstępie webinaru, jeśli Twoi słuchacze chcą poświęcić Ci czas. Przygotuj się! 
4. Materiały i prezentacje – otwórz sobie najważniejsze zakładki i poukładaj tak, by móc z łatwością między nimi się przeklikać, jeśli zajdzie taka potrzeba.
5. Przypięte dodatkowe informacje & FAQ – jeśli narzędzie, z którego korzystasz, daje taką możliwość, przypomnij najważniejsze informacje dla uczestników webinarów na górze czatu. To mogą być na przykład wskazówki co robić, jeśli jakaś funkcja nie będzie działać, gdzie pobrać pliki, o których będziesz wspominać czy też notatka o tym, że webinar będzie nagrywany.
6. Maile przed i po wydarzeniu – upewnij się, że zapisane osoby dostaną powiadomienia, a po udanym spotkaniu otrzymają od Ciebie podziękowania. 

Organizowana transmisja online, szkolenie online, czy spotkania biznesowe realizowane w sieci mają też swoje techniczne wymagania. Przyda się dobre łącze internetowe (gwarantujące jakość transmisji), czy wykorzystanie specjalnego oprogramowania i dobrej kamerki internetowej. Jeśli jesteś prowadzącym spotkanie, przygotuj wcześniej pokaz slajdów (prezentacja będzie pomocna podczas spotkania, a dodatkowo wzbogaci Twoje szkolenie). Na koniec spotkania przyda się także sesja pytań, by uczestnicy webinaru mogli zabierać głos. Możesz też poprosić ich o wypełnienie ankiety, dzięki czemu dowiesz się, czy Twoje szkolenie, przedstawienie lub prezentacja spotkały się z ich aprobatą!

Poza sprawami technicznymi ważne jest także to, w jaki sposób będziesz serwować komunikat swoim odbiorcom. Jak mówić, by być dobrze zrozumianym, osiągać założone cele i „kupić publiczność” za sprawą właściwej prezentacji? O tym opowiedział nam Krzysztof Rzepkowski, Prezes Sandler Training Polska. Przeczytaj wywiad i dowiedz się więcej!

Jak sprawdzić, czy Twój webinar był efektywny? Przydatne mierniki sukcesu

Chcąc ocenić efektywność webinaru, warto wziąć pod uwagę następujące wskaźniki:

• Liczbę zarejestrowanych uczestników, którzy mogą stać się Twoimi klientami.
• Ich jakość – czy były to osoby decyzyjne? Kluczowe dla Twojej firmy? 
• Jak długo ludzie uczestniczyli w wydarzeniu? Czyli inaczej, na jak długo udało się zdobyć ich uwagę i zainteresowanie? Czy webinar odpowiedział na ich oczekiwania pod względem czasowym i terminowym?
• % zaangażowania – możemy mierzyć na przykład liczbą zadawanych pytań, 

Najważniejsze! Liczba klientów / umówionych spotkań czy konsultacji – jeśli celem webinaru była również promocja Twojej oferty lub produktu najlepszym wyznacznikiem sukcesu będzie liczba osób, które zdecydowały się na zakup w ciągu kilku dni od webinaru.

Webinar w internecie- Pro Tip!

Jeśli korzystasz z narzędzia do automatyzacji i CRM, z łatwością przeanalizujesz ścieżkę, jaką przeszła osoba, zanim sfinalizowała transakcję. Być może po webinarze sprawdziła jeszcze Twoją stronę i dokładnie przeczytała ofertę, zapoznając się z referencjami klientów? A może wskoczyła do koszyka od razu po Twojej zapowiedzi promocji podczas webinaru? Warto mieć to pod kontrolą.

Podsumowanie – czy webinary się opłacają?

Prowadzone w sposób ciekawy, dopasowane czasowo i terminowo do grupy docelowej oraz oferujące pigułkę wiedzy, o którą w Twojej branży trudno – stanowią przepis na sukces. Jednakowo wizerunkowy (Twoja firma w roli eksperta!), ale również sprzedażowy. Webinary pozwalają pokazać prawdziwą twarz Twojej organizacji – prezentując specjalistę. Dają możliwość zbudowania lepszej relacji z odbiorcami i często, stanowią świetne narzędzie sprzedażowe. Jeśli wahasz się, czy w Twojej firmie webinaria mają sens, napisz do nas, doradzimy! 

Ilustracja: storyset.com