Praca zdalna – organizacja i narzędzia

Podczas pracy w domu będzie na nas czyhać wiele pokus i niespodziewanych sytuacji, które okażą się, na daną chwilę, ważniejsze od pracy. Przerwa na herbatę, wstawienie prania, krótka rozmowa przez telefon, przegląd tablicy na Facebooku itd. Wszystkim dobrze znane sytuacje, które, choć wydaje się, że trwają niedługo, to w efekcie obniżają efektywność naszej pracy i często nie pozwalają nam szybko wrócić do tego, czym byliśmy zajęci przed przerwą. 

Jak nie dać się skusić i przygotować się do pracy zdalnej?

Odpowiednie przygotowanie do pracy zdalnej, to właściwie już połowa sukcesu i gwarancja efektywności oraz w pełni wykorzystania danego czasu. 

O co warto więc zadbać? 

Przede wszystkim o miejsce pracy. Jeśli zamierzasz pracować przy biurku, upewnij się, że nie jest zawalone stertą książek, kubków lub innych niepotrzebnych rzeczy. Przygotuj sprzęt potrzebny do pracy. Podłącz komputer do zasilania by nie padł w połowie pisania ważnej wiadomości. Przygotuj sobie dobrą herbatę lub kawę, na zapas w większym dzbanku. Zaopatrz się w narzędzia, które pomogą zarówno w organizacji pracy, jak i w komunikacji z innymi pracownikami. Oczywiście to tylko wskazówki, które powinny pomóc na początku, z biegiem czasu, kiedy się przyzwyczaisz okaże się, że dobrze może pracować się nawet w piżamie :). 

Praca zdalna – jak zorganizować?

Pracując zdalnie, poniekąd sam jesteś sobie szefem, a więc musisz zorganizować sobie czas pracy tak, aby wykorzystać go możliwie jak najlepiej. Jakie narzędzia mogą pomóc Ci w organizacji pracy zdalnej?

Asana 

To proste narzędzie do zarządzania projektami, dzięki któremu możesz np. ustalić zadania na dany dzień, określić ich ważność oraz zaznaczyć ile czasu na nie potrzebujesz. Do każdego zadania możesz też dodać innych współpracowników, pracujących z innych miejsc niż Ty, dzięki czemu będzie Wam łatwiej kontrolować na jakim etapie dane zadanie jest już wykonane. 

Wtyczka Kill the News

Jeżeli potrzebujesz chwili spokoju, by skupić się na danej pracy, a czujesz , że ciągle dostajesz nowe powiadomienia z Facebooka, wystarczy, że zainstalujesz tą wtyczkę! Wstrzymuje ona wszelkie powiadomienia i wiadomości. 

Coffitivity

Z jednej strony nie lubisz pracy w ciszy, ale z drugiej przeszkadza Ci muzyka w radio? Sprawdź Coffitivity. To odgłosy dochodzące z paryskich i londyńskich kawiarni, które nie tylko umilą pracę ale też wprawią w niezwykły nastrój!

Jakich narzędzi użyć do komunikacji podczas pracy zdalnej?

Praca zdalna nie oznacza całkowitego odcięcia się od reszty świata! Prawdopodobnie nadal musisz komunikować się w teamie, zdawać relację team liderowi lub omówić ważne kwestie z klientem. Na pomoc przychodzi GSuite, czyli oprogramowanie do pracy grupowej w wirtualnym świecie. Jakie udogodnienia oferuje Gsuite? 

Gmail i Kalendarz 

Do bardziej formalnej formy komunikacji. Przyda się, jeżeli chcesz zaplanować spotkanie online lub przesłać ważniejszą informację np. do klienta. Dzięki Gmailowi masz cały czas dostęp do swojej poczty firmowej i do swoich kontaktów biznesowych. 

Hangouts Chat

To czat, którego forma przypomina messengera lub whatsapp, jednak posłużyć Ci może do szybkiej komunikacji ze współpracownikami. Co więcej, ma też opcję stworzenia grupy, do której możesz zaprosić kilka osób i razem przedyskutować dany projekt. 

Hangouts Meet

Pracując zdalnie na pewno zdarzy się, że dana kwestia będzie wymagała spotkania. Na taką wirtualną rozmowę pozwoli CI Hangouts Meet. Dostęp do tego narzędzia ma każda osoba, z którą wymieniłeś się mailami i która posiada GSuite. 

Dysk Google – Dokumenty, Arkusze, Prezentacje itd. 

Dzięki opcji udostępniania dokumentów innym współpracownikom, bardzo łatwo pokażesz i skonsultujesz z nimi to nad czym właśnie pracujesz. Każdy komu udostępnisz dany dokument będzie mógł dodać swoje komentarze oraz poprawki. Nie tylko usprawni to komunikację ale też pozwoli zaoszczędzić czas!

Praca zdalna, a kontakt z klientem – jakich narzędzi potrzebujesz?

Trello

Świetne narzędzie do zarządzania projektami, szczególnie jeżeli projekt, który realizujesz, wymaga pracy zarówno Twojej jak i klienta (np. razem przygotowujecie wstępne ustalenia, dogadujecie wygląd strony www itp.). Dzięki Trello za każdym razem kiedy dodasz dany task do projektu lub skomentujesz daną kwestię, Twój klient będzie o tym poinformowany mailowo. Bardzo łatwo oznaczycie też zadania, które zostały już wykonane i sprawdzicie na jakim etapie jest każda osoba, która bierze udział w projekcie. 

Skype 

To wszystkim bardzo dobrze znane narzędzie posłuży nie tylko jako komunikator. Z własnego doświadczenia możemy powiedzieć, że skype przydał się zarówno do szybkich callów z klientem aby ustalić bieżące sprawy, do dłuższych prezentacji oraz do szkoleń online! 

Adobe Sign 

Pracujesz zdalnie, siedziba Twojego klienta jest daleko, a wy macie ważny dokument do podpisania? W Adobe Sign nie tylko przygotujesz dany dokument, ale też prześlesz do klienta i będziesz mógł śledzić zachodzące w nim zmiany w dokumencie. Dokument zostanie podpisany podpisem cyfrowym, który zostanie zweryfikowany i powiązany z adresem e-mail. 

Narzędziownik managera lub właściciela firmy – czyli jak sprawować pieczę nad pracą innych?

Wspomniana wcześniej Asana posłuży zarówno jako komunikator wewnętrzny w firmie (mamy bowiem tu możliwość dodawania komunikatów dla całej firmy lub wybranej jej części), miejsce do organizowania zadań i przypisywania ich do konkretnych projektów ale także do monitorowania przebiegu danych prac. Jeśli prowadzisz firmę i musisz zarządzać zespołem zdalnie, takie możliwości na pewno się przydadzą. Ale co jeszcze?

Jak monitorować pracę zdalną większego zespołu i być na bieżąco jeśli dane osoby biorą wolne z powodu choroby czy dłuższe wakacje?

Z pomocą przyjdzie Timetastic! To narzędzie, którego używamy również w Verseo, szczególnie teraz, kiedy większość z nas pracuje zdalnie, w oczekiwaniu na wykończenia nowego biura i ustabilizowanie się sytuacji ogólnej. 

Jakie zalety ma Timetastic dla zespołu pracującego zdalnie?

Każdy pracownik ma wgląd do systemu i może w każdej chwili sprawdzić czy osoba, której w danym momencie potrzebuje, pracuje (jeśli tak, to w jakiej formie: zdalnie czy z biura, a może u klienta?) czy jest na urlopie.

Praca zdalna może z produktywnością iść w parze!

Nie pozostaje nic innego, jak pracując zdalnie przy biurku (czy też w innym wygodnym miejscu, z kotem na kolanach), z dobrze zaplanowanymi zadaniami, wyłączonymi wszelkimi newsami ze świata, przenieść się do jednej z paryskich kawiarni i efektywnie wykorzystywać czas poświęcony na pracę! 🙂