Spis treści
Czytasz teraz:
Co to jest autoresponder?
- Autoresponder – co to jest i kiedy się go stosuje?
- Automatyczna odpowiedź poczty do nadawcy – sprawdź, czy jej potrzebujesz!
- Jak ustawić autoresponder – Outlook, Thunderbird, Gmail
- Autoresponder – jak tworzyć skuteczne automatyczne wiadomości e mail?
- Dlaczego automatyczna odpowiedź jest tak ważna?
- Autoresponder – najważniejsze wady i zalety. Przeczytaj!
- Autoresponder – czego unikać?
Zamknij
Otrzymujesz dużo wiadomości? Chcesz skuteczniej prowadzić biznesową korespondencję i sprawniej komunikować się z klientami? Dobrym pomysłem może być autoresponder, czyli automatyczna wiadomość zwrotna. Jest on znany w zasadzie od początków internetu, ale dopiero od niedawna docenia się jego znaczenie. Czym jest autoresponder, jakie pełni funkcje taka wiadomość e-mail i jak go ustawić? Jaka powinna być treść autorespondera? Podpowiadamy!
Autoresponder – co to jest i kiedy się go stosuje?
Autoresponder wymyślono w latach 90. ubiegłego wieku, aby poinformować nadawcę e maila o nieobecności adresata, tuż po otrzymaniu od niego wiadomości. To automatyczna odpowiedź o z góry ustalonej treści, wysyłana do wszystkich osób, które zdecydują się do nas napisać. Mimo rozwoju wielu nowych sposobów komunikacji internetowej e-mail nadal pozostaje bardzo ważnym narzędziem.
Elektroniczne wiadomości wykorzystuje się m.in. w celach marketingowych. Tą drogą wysyła się na przykład potwierdzenia zamówień, ale także newslettery czy inne treści reklamowe. Trudno wyobrazić sobie, aby w dużym sklepie internetowym, który odbiera tysiące zamówień dziennie, przez 24 godziny na dobę, potwierdzenia wysyłane były ręcznie, przez pracownika. Wyręcza go automatyzacja i ustawiony autoresponder. System automatycznej odpowiedzi (informacji zwrotnej) sprawdzi się na przykład:
- wysyłaniu potwierdzeń (zakupu, przyjęcia zgłoszenia, zapisu do newslettera itp.),
- wysyłaniu wiadomości e mail z rozmaitymi produktami cyfrowymi (np. darmowym e-bookiem, kodem zniżkowym na zakupy),
- informowaniu o swojej nieobecności i o tym, do kogo kierować zapytania w sprawach pilnych,
- przypominaniu lub resetowaniu hasła użytkownika.
To tylko niektóre sytuacje, w których warto ustawić autoresponder (automatyczną odpowiedź). W rzeczywistości możliwości autorespondera są praktycznie nieograniczone. Największym atutem jest działanie autorespondera 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Zapewnia natychmiastową odpowiedź nadawcy, a odbiorca nie musi się martwić o spływające nieustannie wiadomości. W efekcie oszczędza się czas, pieniądze i zasoby ludzkie.
(Dalszą część artykułu znajdziesz pod formularzem)
Wypełnij formularz i odbierz wycenę
Zapoznamy się z Twoim biznesem i przygotujemy indywidualną ofertę cenową na optymalny dla Ciebie mix marketingowy. Zupełnie za darmo.
Administratorem Twoich danych osobowych jest Verseo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, przy ul. Węglowej 1/3.
O Verseo
Siedziba Spółki znajduje się w Poznaniu. Spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000910174, NIP: 7773257986. Możesz skontaktować się z nami listownie na podany wyżej adres lub e-mailem na adres: ochronadanych@verseo.pl
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych,
- sprostowania swoich danych,
- żądania usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych,
- przenoszenia danych osobowych,
- cofnięcia zgody.
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z wymogami prawnymi masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Twoje dane przetwarzamy w celu:
- obsługi Twojego zapytania, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO);
- marketingowym polegającym na promocji naszych towarów i usług oraz nas samych w związku z udzieloną przez Ciebie zgodą, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
- zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń w związku z naszym uzasadnionym interesem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f. RODO.
Podanie przez Ciebie danych jest dobrowolne. Przy czym, bez ich podania nie będziesz mógł wysłać wiadomości do nas, a my nie będziemy mogli Tobie udzielić odpowiedzieć.
Twoje dane możemy przekazywać zaufanym odbiorcom:
- dostawcom narzędzi do: analityki ruchu na stronie, wysyłki informacji marketingowych.
- podmiotom zajmującym się hostingiem (przechowywaniem) strony oraz danych osobowych.
Twoje dane będziemy przetwarzać przez czas:
- niezbędny do zrealizowania określonego celu, w którym zostały zebrane, a po jego upływie przez okres niezbędny do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń
- w przypadku przetwarzanie danych na podstawie zgody do czasu jej odwołania. Odwołanie przez Ciebie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem zgody.
Nie przetwarzamy danych osobowych w sposób, który wiązałby się z podejmowaniem wyłącznie zautomatyzowanych decyzji co do Twojej osoby. Więcej informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych zawarliśmy w Polityce prywatności.
Automatyczna odpowiedź poczty do nadawcy – sprawdź, czy jej potrzebujesz!
Czy potrzebujesz takiej formy komunikacji z klientem? Bardzo prawdopodobne, że Twój nadawca tak! Jeśli prowadzisz jakikolwiek biznes internetowy lub strony www, które zachęcają odbiorców do kontaktu mailowego, automatyczna odpowiedź na pewno się przyda. Jeśli charakter prowadzonej działalności jest międzynarodowy, warto ustawić autoresponder także w języku angielskim.
To samo tyczy się sytuacji, w której oferujesz newsletter. Autoresponder świetnie sprawdza się jednak również w biznesowej korespondencji – np. podczas urlopu pracownika. Co ważne, wysyła on wiadomości jedynie w odpowiedzi na zapytanie lub jakąś czynność ze strony użytkownika, dlatego nie ma nic wspólnego ze spamem. Możesz wyjaśnić powód nieobecności, zasugerować, z kim kontaktować się w sprawach pilnych, sprawach związanych bezpośrednio z Twoimi aktywnościami zawodowymi. Treści autoresponderów możesz elastycznie dopasować do komunikacji uprawianej w swojej organizacji.
Autoresponder jest wygodny w stosowaniu, a jednocześnie pokazuje szacunek do potencjalnego klienta czy partnera biznesowego. Dlatego wspomaga budowanie skutecznej strategii marketingowej i korzystnego wizerunku marki. Co istotne, korzystanie z automatycznych odpowiedzi nie jest ani skomplikowane, ani kosztowne.
Jak ustawić autoresponder – Outlook, Thunderbird, Gmail
Autoresponder ma ścisły związek z pocztą e-mail. Dlatego można ustawić automatyczną wiadomość bezpośrednio z poziomu klienta pocztowego. W zależności od tego, z jakiego oprogramowania korzystasz, będzie to jednak wyglądać nieco inaczej. Poniżej znajdziesz instrukcje dotyczące najczęściej używanych skrzynek pocztowych – Outlooka, Thunderbirda i Gmaila.
Jak ustawić autoresponder w Outlooku?
W zależności od wersji programu Outlook opcje autorespondera mogą się znajdować w innych miejscach. Aby je odnaleźć, należy wybrać ustawienia, a następnie odpowiedzi automatyczne lub też narzędzia i opcję „asystent w razie nieobecności”. Dalsze postępowanie w obu przypadkach wygląda jednak bardzo podobnie. Należy ustawić treść wiadomości, która będzie wysyłana do nadawców oraz przedział czasowy, w którym będzie obowiązywać. Możliwe jest też ustawienie dodatkowych warunków, w których automatyczna odpowiedź będzie wysyłana.
Asystent nieobecności Thunderbird – autoresponder i jego ustawianie
Thunderbird cechuje się nieco bardziej skomplikowanym sposobem ustawienia autorespondera. Aby z niego skorzystać, należy utworzyć szablon wiadomości, a następnie ustawić filtry warunkujące, w jakich sytuacjach będzie on wysyłany. Program wyśle przygotowaną wiadomość tylko wtedy, gdy ustalone warunki będą spełnione. Takich szablonów można oczywiście przygotować wiele i dopasować je do różnych sytuacji. Autoresponder w programie Thunderbird ma jednak pewną bardzo istotną wadę – działa tylko wtedy, gdy jest on włączony. W tym przypadku trudno jest więc mówić o prawdziwej funkcjonalności.
Autoresponder poczty Gmail – na czym polega?
Dla odmiany korzystanie z autorespondera w Gmailu jest bardzo proste. Wystarczy kliknąć ustawienia, a następnie odnaleźć opcję „wiadomość o nieobecności”. Narzędzie pozwala ustalić dowolną treść komunikatu, zakres dat jego obowiązywania i wszelkie dodatkowe warunki.
Autoresponder – jak tworzyć skuteczne automatyczne wiadomości e mail?
Do tworzenia autorespondera można też wykorzystać specjalistyczne oprogramowanie. Wybór na rynku jest w tym zakresie naprawdę duży. Jedno jest pewne – automatyczne odpowiedzi muszą być odpowiednio skonstruowane. Jak zadbać o to, aby były skuteczne? Zazwyczaj najlepiej, aby wiadomość była zwięzła i konkretna. Musi jednak przedstawiać wszystkie potrzebne informacje i być przyjazna. Jej ton powinien być dopasowany do okoliczności. Dobrze również, aby był spójny z wizerunkiem firmy. W niektórych przypadkach sprawdzą się humorystyczne wiadomości, ale w innych trzeba się trzymać biznesowego kanonu.
Przy wyborze narzędzia do tworzenia automatycznych odpowiedzi warto zwrócić uwagę na poziom jego rozbudowania. Zwykle największe możliwości dają narzędzia płatne. Dzięki nim można naprawdę swobodnie modyfikować zarówno samą wiadomość, jak i warunki jej wysyłki. Zaawansowane narzędzia autorespondera pozwalają też na tworzenie wielu list mailingowych, monitorowanie przebiegu procesu wysyłki, a nawet śledzenie reakcji – tzn. weryfikację, czy wiadomość została otwarta. Im większe masz potrzeby i oczekiwania wobec autorespondera, tym bardziej profesjonalnego narzędzia będziesz potrzebować.
Propozycja treści autorespondera
Potrzebujesz pomocy przy tworzeniu odpowiedzi poczty e mail, którą będziesz wysyłać automatycznie w określonym czasie, na przyład swojej nieobecności? Poniżej znajdziesz naszą propozycję.
Pamiętaj, by w swojej wiadomości użyć zwrotów:
- „Uprzejmie informuję, że przebywam na urlopie” – jeśli to faktycznie przyczyna Twojej nieobecności.
- „Na Państwa wiadomości odpowiem zaraz po powrocie” lub „Na wszystkie wiadomości odpowiem po powrocie”.
- „Jeśli temat wiadomości jest pilny, proszę o kontakt z Maciejem Iksińskim, który mnie zastępuje” lub „Moją nieobecność zastępuje Sylwia Nowak”. Jeśli komunikujesz się w mniej formalnym stylu, możesz np. napisać „Masz pytanie? Wyślij maila do Kasi Maślak, która swoimi kompetencjami łagodzi niedogodności mojej nieobecności, gdy przebywam na urlopie”.
Wskaż też datę powrotu. Nie zapomnij o zwrotach grzecznościowych („dzień dobry”, „Z poważaniem”, itp.). Możesz dodatkowo wykorzystać nazwisko nadawcy, by automatyczna wiadomość poczty e mail wyjaśniająca nieobecność była bardziej spersonalizowana.
Dlaczego automatyczna odpowiedź jest tak ważna?
Dlaczego warto poświęcić sporo czasu i uwagi kwestii autorespondera? Ponieważ jest ona bardzo istotna z punktu widzenia klienta. Brak natychmiastowej odpowiedzi może zniechęcać i prowadzić do kwestionowania profesjonalizmu danego podmiotu. „Wprawieni” użytkownicy internetu są przyzwyczajeni, że po wykonaniu pewnych czynności otrzymują potwierdzenie mailowe. Dlatego jego brak może być niepokojący. Ponadto w niektórych przypadkach (np. wysłaniu zapytania do działu obsługi klienta) brak szybkiej odpowiedzi może sprawić, że potencjalny klient poczuje się ignorowany. Nawet jeśli od razu otrzyma tylko automatyczną odpowiedź z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia i prośbą o cierpliwość, jego odczucia będą znacznie lepsze.
Dobre napisana automatyczna wiadomość nie tylko może odpowiedzieć na potrzeby klienta, ale również nieść treść o charakterze edukacyjnym czy sprzedażowym. Często może także brać udział w budowaniu wizerunku danej marki, wpływając na jej odbiór przez użytkownika.
Autoresponder – najważniejsze wady i zalety. Przeczytaj!
Autoresponder ma sporo zalet. Należą do nich:
- łatwość dbania o dobry kontakt z klientem,
- lepsze doświadczenia klienta,
- możliwość szybkiego przekazania kluczowych informacji za pośrednictwem maila,
- oszczędność czasu, pieniędzy i zasobów ludzkich,
- dostępność 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu dla nadawcy,
- możliwość budowania profesjonalnego wizerunku.
A co z wadami? W porównaniu z zaletami są one w zasadzie marginalne i mają związek z preferencjami użytkowników. Nie każdy reaguje dobrze na automatycznego maila. Niektórzy użytkownicy internetu – szczególnie ci „starszej daty” – wolą kontakt z człowiekiem. Wówczas konstrukcja automatycznej odpowiedzi nie ma większego znaczenia. Trzeba jednak przyznać, że ze względu na powszechne zastosowanie autoresponderów, negatywne reakcje są coraz rzadsze.
Za niewielką wadę można również uznać ograniczone możliwości darmowych programów do tworzenia automatycznych odpowiedzi. Jeśli chcesz stworzyć naprawdę dobre, skuteczne autorespondery na każdy temat, zwykle trzeba zapłacić za oprogramowanie wyższej klasy.
Autoresponder – czego unikać?
Warto pamiętać o kilku zasadach, które pomogą Ci uniknąć kosztownych błędów przy korzystaniu z autorespondera. Po pierwsze, automatyczne wiadomości muszą być starannie skonstruowane. Najlepiej, aby wszystkie posługiwały się tym samym stylem zgodnym tożsamością i wizerunkiem marki. Dzięki temu unika się chaosu komunikacyjnego. Nie warto również przesadzać z liczbą wysyłanych automatycznych wiadomości. Może to bowiem skutkować przytłoczeniem odbiorcy i wzbudzać jego niechęć.
Za sprawą autorespondera możesz naprawdę sporo zyskać. Jeśli dobrze go wykorzystasz, klienci na pewno to docenią. Z całą pewnością warto wiec wykorzystać możliwości tego narzędzia!
Bądź pierwszym który napisze komentarz.