Spis treści
Czytasz teraz:
Case Study: Wdrożenie HubSpota w Optimakers
Zamknij
Optimakers (do września 2022 marka znana była pod nazwą OptiMES) to istniejąca na rynku od ponad dekady firma, która zajmuje się tworzeniem oraz rozwojem własnego systemu do całościowego zarządzania produkcją i stanami magazynowymi, a także eksperckimi audytami i analizami procesów produkcyjnych w zewnętrznych firmach.
W związku z rozwojem brandu i zwiększeniem skali działalności okazało się, że dotychczasowe cyfrowe rozwiązania organizacyjne w Optimakers wymagały modernizacji. Pojawiła się potrzeba dostosowania się do ewoluującej rzeczywistości z jednoczesnym utrzymaniem maksymalnego porządku w wewnętrznych procesach, co od zawsze stanowiło dla marki priorytet. Z uwagi na rodzaj działalności, doskonała organizacja i systemowy przebieg informacji w projektach to kluczowe punkty, które pozwoliły marce zyskać przez lata rozpoznawalność i wyróżniającą sprawność realizacyjną.
Rozwiązanie? Wdrożenie HubSpota z Verseo. System idealnie wpasowuje się w powyższe wymagania, a przy tym jest uniwersalny i podatny na późniejsze modyfikacje w celu dostosowania do bieżących potrzeb.
>> Hubspot – co to jest? Opis funkcjonalności <<
(Dalszą część artykułu znajdziesz pod formularzem)
Wypełnij formularz i odbierz wycenę
Zapoznamy się z Twoim biznesem i przygotujemy indywidualną ofertę cenową na optymalny dla Ciebie mix marketingowy. Zupełnie za darmo.
Administratorem Twoich danych osobowych jest Verseo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, przy ul. Węglowej 1/3.
O Verseo
Siedziba Spółki znajduje się w Poznaniu. Spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000910174, NIP: 7773257986. Możesz skontaktować się z nami listownie na podany wyżej adres lub e-mailem na adres: ochronadanych@verseo.pl
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych,
- sprostowania swoich danych,
- żądania usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych,
- przenoszenia danych osobowych,
- cofnięcia zgody.
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z wymogami prawnymi masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Twoje dane przetwarzamy w celu:
- obsługi Twojego zapytania, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO);
- marketingowym polegającym na promocji naszych towarów i usług oraz nas samych w związku z udzieloną przez Ciebie zgodą, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
- zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń w związku z naszym uzasadnionym interesem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f. RODO.
Podanie przez Ciebie danych jest dobrowolne. Przy czym, bez ich podania nie będziesz mógł wysłać wiadomości do nas, a my nie będziemy mogli Tobie udzielić odpowiedzieć.
Twoje dane możemy przekazywać zaufanym odbiorcom:
- dostawcom narzędzi do: analityki ruchu na stronie, wysyłki informacji marketingowych.
- podmiotom zajmującym się hostingiem (przechowywaniem) strony oraz danych osobowych.
Twoje dane będziemy przetwarzać przez czas:
- niezbędny do zrealizowania określonego celu, w którym zostały zebrane, a po jego upływie przez okres niezbędny do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń
- w przypadku przetwarzanie danych na podstawie zgody do czasu jej odwołania. Odwołanie przez Ciebie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem zgody.
Nie przetwarzamy danych osobowych w sposób, który wiązałby się z podejmowaniem wyłącznie zautomatyzowanych decyzji co do Twojej osoby. Więcej informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych zawarliśmy w Polityce prywatności.
Jako że transparentność to nasze drugie imię, poniżej szczegółowo przedstawiamy cały proces wdrożeniowy, który przeprowadziliśmy w ostatnich kilku miesiącach. Jakie konkretnie czynności wykonaliśmy w tym przypadku? Na jakie trudności napotkaliśmy? Zapraszamy do case study!
Klient zdecydował się na pakiet CRM Suite Starter. To opcja zawierająca HubSpot CRM oraz wszystkie 5 elementów HubSpota (tak zwanych Hubów), choć w podstawowej wersji Starter:
- Marketing Hub
- Sales Hub
- Service Hub
- CMS Hub
- Operations Hub.
Według cennika HS koszt subskrypcji takiego pakietu to 46 dolarów miesięcznie (41 dolarów przy rozliczeniu rocznym – dane na listopad 2022).
Etap 1. Przeniesienie danych z Bitrix24
Współpracę zaczęliśmy od konieczności przeniesienia danych, które znajdowały się w systemie Bitrix24 do systemu HubSpot. Były to przede wszystkim informacje o nagromadzonych przez lata leadach – blisko 3 tysiące rekordów z rubrykami, takimi jak między innymi:
- nazwa leada
- dane kontaktowe (nr telefonu, e-mail, adres firmy)
- stanowisko i personalia osoby kontaktowej
- komentarze
- pełna historia kontaktu – archiwalne rozmowy, ustalenia.
Dane eksportowaliśmy z systemu do formatu .csv, który pozwala na import takiego arkusza do HubSpota. Po stworzeniu odpowiednich pól oraz imporcie kontaktów pojawił się problem z przeniesieniem historii kontaktu, oraz notatek przypisanych do rekordów. Na podstawie dokumentacji API stworzyliśmy więc skrypt, który pozwolił na wyeksportowanie również tej części danych i bezproblemowe przeniesienie ich do HS.
>> HubSpot vs Salesforce, Bitrix24 i inne. Porównanie platform – przeczytaj artykuł na naszym blogu! <<
Etap 2. Wdrożenie HubSpota i szkolenie zespołu
Po przeniesieniu danych z systemu Bitrix24 można było przejść do kolejnego etapu, czyli implementacji HubSpota oraz przeszkolenie zespołu Optimakers z obsługi systemu.
W trakcie wdrożenia użytkownicy zostali zapoznani z podstawowymi obiektami systemu HubSpot. W ramach szkolenia przeprowadziliśmy ich przez wszystkie funkcjonalności dostępne w systemie związane z dealami, ticketami, kontaktami oraz firmami.
Dodatkowo wraz z klientem wypracowaliśmy pewne schematy działania w systemie, dzięki którym procesy związane z pozyskiwaniem leadów oraz pracą z klientem stały się bardziej przejrzyste, a co za tym idzie – efektywne.
Dzięki wdrożeniu HubSpota pozyskiwanie leadów kontakt z prospektami oraz proces zamiany leada w klienta są znacznie lepiej kontrolowane niż do tej pory. Dodatkowo Optimakers zyskał wgląd w to, skąd pochodzą leady i jak wygląda ścieżka konwersji.
Etap 3. Raportowanie obsługi klienta
Na koniec zaistniała potrzeba stworzenia wygodnego systemu raportowania spraw związanych z obsługą klienta – takich jak czas poświęcony na rozwiązywanie problemów, przeglądu osób wykonujących pracę dla konkretnego klienta czy opis zadań.
Do tych celów zaproponowaliśmy mechanizm polegający na dodawaniu do ticketów notatek z informacjami o liczbie przepracowanych godzin przez danego pracownika. Ticket może agregować wiele takich notatek. Notatki wyciągane następnie będą przez API, a dzięki parsowaniu tekstu system sam pobierze z nich kluczowe wartości niezbędne do raportowania czasu pracy. Dane docelowo mają trafiać do zewnętrznego systemu – na przykład Excela – gdzie zostałyby podsumowane oraz czytelnie zwizualizowane.
Etap 4. Podsumowanie
Optimakers korzysta dziś z HubSpota podczas codziennej pracy. Finalnie zakres działań specjalistów Verseo we współpracy z Optimakers można podzielić na 3 główne aktywności:
- Migracja danych z Bitrix24
- Przeniesienie dotychczasowych procesów firmowych do HS i właściwe ustawienie ich w systemie
- Szkolenie zespołu z obsługi HubSpota.
A co na to sami zainteresowani? Marta Domasz, HR BP & Marketing Strategist w Optimakers:
“Jesteśmy bardzo zadowoleni z współpracy z Verseo w zakresie migracji z Bitrixa do HubSpot. Radek i Dawid na każdym kroku byli bardzo pomocni i chętnie podchodzili do tematów, które na pierwszy rzut oka były niemożliwe do realizacji 😉 Uwielbiam ich cierpliwość i chęć współpracy. Polecam firmę każdemu, kto myśli o przeniesieniu się do HS. Z chłopakami z Verseo to pestka”.
A skoro to pestka, to zapraszamy do kontaktu. Wdrożymy HubSpota również w Twojej organizacji!
Współautorem artykułu jest Dawid Bednarz.
Bądź pierwszym który napisze komentarz.